Jag levde länge i tron att vårt lilla bolag kunde överleva på Excel, oändliga mejltrådar och ett ”lagom” krångligt ekonomisystem. Det funkade ju i början. Men i takt med att vi växte blev kostnaden för dubbelarbete, felaktiga siffror och sena beslutsunderlag allt tydligare.
Dödsstöten för mitt gamla arbetssätt kom en sen kväll inför bokslutet. Jag satt och stirrade på ett kalkylark och insåg att tre olika personer hade räknat på exakt samma siffror – men kommit fram till tre olika resultat.
Där och då bestämde jag mig. Jag måste ta reda på vilket affärssystem som faktiskt passar oss, och hur man undviker att köra i diket på vägen dit. Det här är vad jag lärde mig.
Varför Excel inte längre räckte till
Det var inte bara den där kvällen med bokslutet. När jag lyfte blicken såg jag att vi hade skapat en organisation som byggde på:
- Separat tidrapportering som inte synkade med faktureringen.
- Manuell fakturahantering som stal timmar varje vecka.
- Ett lager som sköttes på ”känsla” snarare än data.
- Ett ekonomisystem som levde sitt eget liv, isolerat från verksamheten.
Jag insåg att jag la mer tid på att jaga information än på att faktiskt leda företaget. Vi stod inför ett vägval: anställa mer administrativ personal eller bli smartare digitalt. Valet föll på det senare.
Att välja affärssystem – en riskfylld resa?
När jag började läsa på blev jag faktiskt lite kallsvettig. Att välja affärssystem är inget man gör i en handvändning. Studier på småföretag visar att begränsade resurser och IT-kunskap gör dessa projekt riskfyllda. Ännu värre blev det när jag läste en forskningsartikel (från MDPI) som pekade på att mellan 70 och 85 procent av alla implementationer misslyckas i någon form – oftast på grund av spräckta budgetar, förseningar eller att systemet helt enkelt inte passar verksamheten.
Plötsligt kändes det inte som ett enkelt ”IT-projekt” längre. Det var ett strategiskt vägval som antingen kunde bli vår språngbräda framåt eller en dyr bromskloss.
Från funktionslistor till verkliga processer
Min första instinkt var att göra en klassisk kravlista: ”Vi måste ha bokföring, CRM och lager”. Det kändes logiskt, men blev snabbt abstrakt.
Det var först när jag började titta på etablerade, kompletta lösningar som polletten trillade ner. Jag använde Pyramid Business Studio som referensobjekt i min research. Pyramid beskrivs ofta som ett helhetssystem med allt från redovisning och logistik till CRM och e-handel, specifikt uppbyggt av moduler för företag i vår storlek.
Genom att titta på hur ett sådant system var uppbyggt slutade jag fråga ”har systemet den här funktionen?” och började istället fråga:
- Vilka processer är affärskritiska för oss?
- Hur ser flödet ”från order till betalning” ut i verkligheten?
- Vad händer egentligen från att en konsult rapporterar tid tills pengarna finns på kontot?
När jag lade våra egna röriga flöden bredvid strukturen i Pyramid Business Studio blev skillnaderna tydliga. Vissa system jag tittade på var smidiga för bokföring men föll platt när det gällde projekt och tid. Andra var grymma på lager men kändes som att skjuta mygg med kanon för vår ekonomi.
Mina viktigaste insikter
Efter att ha jämfört, läst på och slitit mitt hår kom jag fram till några slutsatser som jag önskar att jag haft med mig från start:
Standard före special Ett modulbaserat system (som exempelvis Pyramid) gör att du kan börja med det du behöver och växa in i resten. Det minskar risken att fastna i dyra specialanpassningar som är svåra att uppdatera.
Partnern är lika viktig som produkten Systemet är motorn, men leverantören är mekanikern. Jag insåg att jag inte måste kunna allt själv – att ha en partner som erbjuder implementation och utbildning är ovärderligt.
Planera för människor, inte bara teknik De största riskerna i ERP-projekt sitter inte i koden, utan i våra vanor. Forskningen har rätt: orealistiska förväntningar och bristande utbildning är vanliga fallgropar.
I slutändan handlar ett affärssystem inte om moduler och knappar. Det handlar om hur du vill att ditt företag ska fungera om tre år. Min resa började i ett stressigt Excel-ark. Din kanske börjar här – med en ärlig titt på hur ditt eget systemstöd egentligen mår idag.






